Algemene voorwaarden GetTheLaughFlow
Algemene voorwaarden, bepalingen van boeking en annuleringsvoorwaarden
Organisatie: GetTheLaughFlow
GetTheLaughFlow Events, met o.a. onderdelen Leukeworkshop.nl, LachworkshopUtrecht.nl, LachworkshopAmsterdam.nl en Mopperworkshop.nl, gevestigd te Utrecht, aan de IJsselstraat 20. De organisatie is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nr 30257811.
GetTheLaughFlow
Telefoon: 085 - 0607011
E-mail: info@getthelaughflow.nl
Website: www.getthelaughflow.nl
Postadres: IJsselstraat 20, 3522 JX Utrecht, Nederland
KvK nr: 30257811
Artikel 1 – Inleidende bepalingen
Bij het tot stand komen van een overeenkomst met een opdrachtgever en GetTheLaughFlow gelden de volgende algemene voorwaarden en bepalingen van boeking. In deze voorwaarden hebben begrippen Opdrachtnemer en Opdrachtgever de volgende betekenis:
Opdrachtnemer; GetTheLaughFlow, gevestigd te Utrecht, IJsselstraat 20, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nr 30257811.
Opdrachtgever: De partij die een aanvraag doet bij de Opdrachtnemer voor een training, event of workshop en die vervolgens een overeenkomst sluit (schriftelijk, digitaal, per website boeking of mondeling) voor het afnemen van een dienst bij de opdrachtnemer, waardoor de overeenkomst onderworpen wordt aan deze algemene voorwaarden en bepalingen van boeking van de Opdrachtnemer.
Artikel 2 – Totstandkoming en inhoud overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand door aanvaarding van een schriftelijk, mondeling of digitaal aanbod (Offerte) van de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever (particulier, organisatie, bedrijf, etc) die de overeenkomst sluit voor het afnemen van een dienst bij de Opdrachtnemer, is hoofdelijk aansprakelijk voor de overeengekomen boeking, en tevens voor (eventuele) mede-boekers en participanten tijdens uitvoering.
Artikel 3 – Betalingscondities
Na aanvaarding van de offerte cq het aanbod van de Opdrachtnemer, stuurt de Opdrachtnemer een factuur voor het overeengekomen bedrag van de diensten. Betaling door Opdrachtgever van de aan Opdrachtnemer verschuldigde bedragen dient, zonder dat Opdrachtgever recht heeft op enige aftrek, deelbetaling of korting, te geschieden binnen 14 dagen na de factuurdatum, tenzij anders is overeengekomen in de Offerte.
Incasso en verzuim
Indien de Opdrachtgever in gebreke blijft bij betaling binnen de betaaltermijn of verzuimd aan andere financiële verplichtingen te voldoen, stuurt de Opdrachtnemer een herinnering van de openstaande bedragen aan de Opdrachtgever. Indien er vervolgens nog niet binnen 10 werkdagen voldaan wordt aan de verplichtingen door de Opdrachtgever, zal de Opdrachtnemer administratie- en incassokosten toevoegen aan het openstaande bedrag als ook wettelijke handelsrente. Mocht na deze termijn van 5 werkdagen door de Opdrachtgever nog niet betaald zijn, zal de Opdrachtnemer de openstaande factuur binnen redelijke termijn uit handen geven aan een incassobureau. Alle kosten ter verkrijging van voldoening van én buiten rechte zijn na het verstrijken van de oorspronkelijke betalingstermijn voor rekening van de Opdrachtgever. De dag van betaling is de dag van bijschrijving van het verschuldigde op de rekening van Opdrachtnemer. De vergoeding van de gemaakte gerechtelijke en buitenrechtelijke kosten beperkt zich niet tot de eventueel door de rechter vastgestelde vaste kostenveroordeling voor incasso.
In geval van een gezamenlijk gegeven Opdracht door meerdere Opdrachtgevers zijn alle Opdrachtgevers, voor zover de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke Opdrachtgevers zijn verricht, allen hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het totale factuurbedrag en de verschuldigde wettelijke handelsrente en kosten. Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van (één of meerdere) Opdrachtgevers naar het oordeel van Opdrachtnemer daartoe aanleiding geeft, dan wel indien Opdrachtgever nalaat een voorschot dan wel een factuur binnen de daarvoor gestelde betalingstermijn te voldoen, is Opdrachtnemer gerechtigd van Opdrachtgever te verlangen, dat deze onverwijld (aanvullende) zekerheid stelt in een door Opdrachtnemer te bepalen vorm. Indien Opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is opdrachtnemer gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk op te schorten voor alle partijen en is al hetgeen Opdrachtgever aan Opdrachtnemer uit welke hoofde ook verschuldigd is, direct bij één van de Opdrachtgevers opeisbaar.
Artikel 4 – Annuleringsvoorwaarden of verplaatsing
In het onverhoopte geval dat Opdrachtgever de geboekte dienst (workshop, training, etc), om welke reden dan ook, zal moeten annuleren of verplaatsen vooraf aan of óp de datum van opdracht, gelden de annuleringsvoorwaarden. Een annulering kan alleen schriftelijk geschieden.
Annulering
Na totstandkoming van de overeenkomst cq boeking van een dienst, is Opdrachtgever bij annulering de volgende percentages van het totale factuurbedrag aan Opdrachtnemer verschuldigd:
- Meer dan 30 kalenderdagen voor de datum tot uitvoering: 20% van het totaalbedrag.
- 22 t/m 30 kalenderdagen voor de datum tot uitvoering: 35% van het totaalbedrag.
- 10 t/m 21 kalenderdagen voor de datum tot uitvoering: 60% van het totaalbedrag.
- Binnen 10 kalenderdagen voor de datum tot uitvoering: 100% van het totaalbedrag.
Verplaatsing
Bij de wens van Opdrachtgever tot verplaatsing van een datum voor de dienst (training of workshop), kan Opdrachtnemer, in uitzonderlijke gevallen én alleen wanneer dit schriftelijk is overeengekomen, besluiten om niet direct de annuleringskosten in rekening te brengen, maar verplaatsingskosten te rekenen. De kosten voor verplaatsing zijn in elk geval 20% van het totaalbedrag met een minimum van 150 euro per boeking (ex BTW en projectkosten). Deze mogelijkheid wordt alleen bij uitzondering door Opdrachtnemer gegeven en is ter beoordeling aan de Opdrachtnemer.
Annulering van deelnemersaantallen
Een vermindering van een opgegeven aantal van deelnemers bij een geboekte dienst (training, workshop, etc) geldt als annulering (of deelannulering) van een boeking. Wanneer het aantal deelnemers vermindert of vermeerdert, dient de opdrachtgever dit van tevoren aan te kondigen. Vermeerdering van aantal deelnemers leidt tot acceptatie van toevoeging van het aantal deelnemers aan de offerte, welke in rekening gebracht zullen worden op een (eind)factuur. Wanneer er op de dag zelf meer deelnemers aanwezig zijn bij een training of workshop dan geboekt cq vooraf doorgegeven, zal Leukeworkshop.nl het hogere aantal deelnemers facturen aan de klant middels een (eind)rekening. Bij vermindering van het aantal deelnemers gelden de bovenstaande annuleringskosten.
Wederverkoop locatie of catering
Bij wederverkoop door Opdrachtnemer van bijvoorbeeld locatie-arrangementen, zaalhuur of catering op locatie (waaronder bijvoorbeeld het maken van reserveringen in congres- of vergaderlocaties, diners, lunches restaurants, theaters of andere etablissementen), hanteert Opdrachtnemer de voorwaarden van de betreffende leverancier, cateraar, locatie of andere uitvoerende partij indien deze voorwaarden strikter zijn dan de eigen voorwaarden van annulering of aanpassingen. De voorwaarden van Onderaannemers van de Opdrachtnemer kunnen afwijken van de hierboven genoemde voorwaarden en zijn op te vragen bij het maken van de boeking, ofwel bij de betreffende uitvoerende partij of locatie.
Verplaatsing of annulering in verband met Rijksoverheidsmaatregelen of Corona-maatregelen:
Indien er rijksoverheidsmaatregelen (bindende wettelijke overheidsmaatregelen van het RIVM) ingesteld worden en/of ‘corona-maatregelen’ in de vorm van een lockdown, dan gelden in deze bijzondere gevallen de volgende mogelijkheden voor annulering of verplaatsing:
- Indien tussen het moment van aanvaarden van een offerte of aanbod en de datum van uitvoering van de opdracht maatregelen worden ingesteld door de Rijksoverheid cq het RIVM, en deze geldend zijn op de datum van uitvoering, kan er bij het geval van boeking op een fysieke locatie gekozen worden voor 1) verplaatsing naar een online omgeving (digitale training of workshop via Teams of Zoom op afstand), of 2) het veranderen van de datum van boeking. In beide gevallen gelden supplementaire kosten van 10% van het totale boekingsbedrag (met een maximum van 150 euro) voor het omzetten naar een online training of het verplaatsen naar een andere datum. Deze kosten volgen op een nieuwe factuur die verzonden wordt.
- Indien er door de Opdrachtgever bij maatregelen van de Rijksoverheid gekozen wordt voor verplaatsing van een fysieke dienst (workshop, training) naar een andere datum voor een fysieke dienst, dient deze binnen 6 maanden plaatsgevonden te hebben. Mocht de uitvoering niet binnen 6 maanden plaats kunnen vinden (om welke reden dan ook), is de Opdrachtgever 100% van het boekingsbedrag verschuldigd te voldoen.
- Indien een Opdrachtgever bij Rijksoverheidsmaatregelen of corona-maatregelen er niet voor kiest om te verplaatsen naar een online omgeving of een andere datum, maar er voor kiest de opdracht geheel te annuleren, dan gelden de eerder genoemde annuleringsvoorwaarden uit deze algemene voorwaarden.
Een Opdrachtgever kan zich bij het instellen van Rijksoverheidsmaatregelen of corona-maatregelen nimmer beroepen op een overmachtssituatie.
Artikel 5 – Wijzigingen door Opdrachtnemer aan de uitvoering van de dienst
Als gewichtige omstandigheden of actualiteiten daartoe aanleiding geven behoudt Opdrachtnemer zich het recht voor om (evt lastminute) wijzigingen aan te brengen in het programma of de uitvoering van de dienst na het aangaan van de overeenkomst, bijvoorbeeld met veranderingen aan inhoud, materialen, trainingsdoelen of de aard van de uitvoering. Gewichtige omstandigheden zijn omstandigheden die van zodanige aard zijn dat verdere gebondenheid van Opdrachtnemer aan de exacte overeenkomst of informatie van een dienst in redelijkheid niet kan worden gevergd. Opdrachtnemer behoudt het recht voor om niet alle exacte details te communiceren over (lastminute) wijzigingen in de dienst, indien zij deze noodzakelijk acht voor de uitvoering.
Artikel 6 – Aansprakelijkheid en Overmacht
De Opdrachtnemer aanvaardt geen aansprakelijkheid voor persoonlijk letsel, bedrijfsschade of schade aan eigendommen van deelnemende organisaties of participanten, noch enige aansprakelijkheid als gevolg van gebeurtenissen tijdens een de voorbereiding of uitvoering van een dienst (training, workshop, etc). Indien de dienst niet verloopt overeenkomstig de verwachtingen die de Opdrachtgever op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht hebben, is een Opdrachtgever (participant, boeker, etc) verplicht daarvan zo spoedig mogelijk mededeling te doen aan de Opdrachtnemer. In elk geval nog tijdens de uitvoering van de Opdracht. Eventuele schade wordt door de Opdrachtnemer louter vergoedt wanneer de tekortkoming in de nakoming aan de Opdrachtnemer is toe te rekenen. Indien de uitvoering niet verloopt zoals verwacht en dit te wijten is aan de participanten, locatie van uitvoering, boeker bij de Opdrachtgever, cateraar of een andere (derde) partij buiten de Opdrachtnemer, dan is schade of verhaal nimmer te verhalen bij de Opdrachtnemer.
Indien er sprake is van overmacht of abnormale onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich er op beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden, zullen partijen samen overleggen op welke manier zij de overmachtssituatie oplossen. Indien de Opdrachtnemer door onvoorziene omstandigheden, van welke aard dan ook, de overeenkomst niet, niet tijdig of niet zonder naar haar oordeel bezwarende extra inspanningen en/of kosten, kan verrichten, zal dit voor de Opdrachtnemer als overmacht gelden. Onder onvoorziene omstandigheden worden mede verstaan; mobilisatie, oorlog, molest, terreur, pandemieën, overheidsmaatregelen, noodwetten, stormen, overstromingen, natuurrampen werkstakingen, vervoersonderbrekingen of het niet voldoen of verschijnen van derden, ingezet door de Opdrachtnemer voor de uitvoering van diensten van de Opdrachtgever.
Artikel 7 – Verplichtingen van de participant(en)
Participant(en) die tijdens de uitvoering van de dienst (workshop, training, etc) zodanig hinder geven of last opleveren dat een goede uitvoering van de dienst daardoor wordt bemoeilijkt of onmogelijk wordt gemaakt, kunnen door de uitvoerenden (workshopgever, trainer, etc) van de Opdrachtnemer van deelname worden uitgesloten. Of uitvoering wordt bemoeilijkt of onmogelijk wordt gemaakt, is ter beoordeling van een uitvoerende. Ook kan de uitvoerende in dat geval besluiten een dienst, zonder overleg vooraf, aan te passen of geheel te staken, zonder opgaaf van redenen aan de op dat moment deelnemende participanten. Indien de overlast de uitvoering van de dienst bemoeilijkt heeft of onmogelijk heeft gemaakt, vloeien alle daaruit resulterende kosten, schades of niet nagekomen verplichtingen altijd naar rekening van de Opdrachtgever.
Artikel 8 – Klachtenbehandeling
Een geconstateerde tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst of dienst moet zo spoedig mogelijk worden gemeld bij Opdrachtnemer, opdat deze direct (tijdens het evenement) een passende oplossing kan proberen te treffen. Bij uitvoering van een dienst, training of workshop, verzoeken we een klacht onmiddellijk voor te leggen aan de uitvoerende (trainer of workshopgever) ter plaatse, of indien dat niet mogelijk is, direct (binnen een uur) aan de organisatoren van de Opdrachtnemer. Hierdoor kan de Opdrachtnemer meestal een klacht meteen oplossen en aanpassingen treffen in de dienst. Indien een tekortkoming of reclamatie niet bevredigend wordt opgelost op dat moment, moet deze uiterlijk binnen 10 werkdagen na de datum van dienst schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend bij de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever krijgt daarop binnen 10 werkdagen schriftelijk en inhoudelijke reactie van de Opdrachtnemer, waarbij er tot een constructieve oplossing gekomen wordt. Wanneer een Opdrachtgever niet binnen 10 werkdagen een klacht of tekortkoming over de Opdrachtnemer cq uitvoering van de dienst heeft ingediend, zonder zwaarwegende factoren waardoor een klacht niet binnen deze tijdsperiode ingediend kon worden, kunnen wij deze klacht niet aannemen en ook geen reclamaties in behandeling nemen welke invloed hebben op de (eind)factuur.
Artikel 9 – Auteursrechten, geheimhouding en privacy
Alle door Opdrachtnemer geleverde eigendommen en materialen waaronder auteursrechten op workshops en trainingsconcepten blijven eigendom van deze Opdrachtnemer. De verkoop- en auteursrechten van een dienst, waaronder trainingen of workshops, liggen bij de Opdrachtnemer of de uitvoerende trainer en workshopgever, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen. De Opdrachtgever is niet bevoegd de onder het beeld- of auteursrecht vallende zaken te verpanden noch op enige andere wijze te bezwaren. Indien derden beslag leggen op de onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken dan wel rechten daarop willen vestigen of doen gelden, is Opdrachtgever verplicht Opdrachtnemer zo snel als redelijkerwijs verwacht mag worden daarvan op de hoogte te stellen. Beeld-, foto- en portretrechten blijven altijd bij rechthebbenden. Mocht er beeld- of fotomateriaal tijdens de uitvoering van de dienst gemaakt worden, en een participant wenst niet in beeld te komen, geldt het verzoek om dit direct ter plaatsen bij de beeldmaker of fotograaf aan te geven.
De Opdrachtgever is -behoudens wettelijke verplichtingen tot openbaarmaking- verplicht tot geheimhouding tegenover derden van bedrijfsinformatie, prijsinformatie, persoonsgegevens en andere bedrijfsvoering welke niet bij de uitvoering van de daadwerkelijke dienst (workshop of training) is betrokken. Elk der partijen garandeert dat alle van de andere partij ontvangen (persoons)gegevens waarvan men weet of dient te weten dat deze van vertrouwelijke aard zijn, geheim blijven. Op de verwerking van persoonsgegevens waarvoor Opdrachtnemer als verantwoordelijke dient te gelden, is de AVG wetgeving van toepassing. Alle partijen zijn verantwoordelijk voor de naleving van deze privacy wetgeving voor persoonsgegevens die voor verleende diensten worden verstrekt. Partijen vrijwaren elkaar tegen elke rechtsvordering van derden in verband met gebruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de overeenkomst, tenzij en voor zover sprake is van hoofdelijke verantwoordelijkheid als voorzien in de AVG als bij verwerker van persoonsgegevens. De Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen, in stand houden en indien nodig aanpassen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, tegen toevallig verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang, dan wel enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen. Bedoelde maatregelen zijn er (mede) op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Wanneer partijen persoonsgegevens ontvangen, zullen deze slechts gebruikt worden voor het doel of de doelen waarvoor deze zijn verstrekt en op een adequate wijze beveiligen. Persoonsgegevens worden in ieder geval als vertrouwelijk beschouwd indien deze door één der partijen als zodanig zijn aangeduid en/of voor de AVG wetten gelden.
Artikel 10 – Cookies en website instellingen
Opdrachtnemer maakt op de websites gebruik van cookies en instellingen om statistieken te meten en privacy te waarborgen. Een cookie is een klein bestandje dat met de pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door de browser wordt opgeslagen met daarin informatie die kan bijdragen aan gebruikersvriendelijkheid van een website, maar kan ook dienen voor statistieken en klantinformatie. Via websites worden ook cookies van derden geplaatst. Op het gebruik van cookies door andere bedrijven is het privacy- en cookiebeleid van het desbetreffende bedrijf van toepassing. Het gaat onder andere om functionele cookies van Google, Youtube, Facebook en andere Social media. Opdrachtnemer gebruikt analytische cookies van bijvoorbeeld WordPress en Google om met behulp van derden het gebruik van de site te onderzoeken. Op websites van Oprachtnemer kunnen advertenties van derden verschijnen in verband met remarketing. Om deze promoties en advertenties relevant te houden maakt Opdrachtnemer onder andere gebruik van Google cookies, advertentienetwerken, mediabureaus en andere online kanalen. Voor informatie over de technische details van deze partijen verwijst de Opdrachtnemer door naar de verklaringen op de websites van de betreffende cookie partijen. Omdat de verklaringen regelmatig kunnen wijzigen, is het aan te raden de privacy- en cookieverklaringen geregeld te raadplegen per website. Cookies zijn overigens ook uit te schakelen in de webbrowser.
Artikel 11 – Toepasselijk recht en slotbepaling
Op de rechtsverhouding in alle overeenkomsten met de Opdrachtnemer is Nederlands recht van toepassing. Mochten er geschillen ontstaan, dan moeten deze beslecht worden door een bevoegde rechter van het Arrondissement te Utrecht. Bij het aanvaarden van een Offerte en daarmee het doen van een boeking bij Opdrachtnemer, gelden de algemene voorwaarden zoals in dit document gesteld. In geval van strijd tussen de inhoud van een tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer gesloten overeenkomst en diens voorwaarden, prevaleert de inhoud van de gesloten overeenkomst. De algemene voorwaarden van de Opdrachtnemer prevaleren boven de voorwaarden van de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer is gerechtigd deze algemene voorwaarden gedurende (de looptijd van) een overeenkomst te wijzigen. Slechts indien de Opdrachtgever door de gewijzigde inhoud in een minder gunstige positie komt te verkeren, heeft de Opdrachtgever het recht de algemene- en boekingsvoorwaarden te hanteren die van toepassing waren op moment vlak voor het sluiten van de overeenkomst.
versie 04-12-2023 - © GetTheLaughFlowEvents te Utrecht.